- 入札準備に際し本学担当者より貴社にご提出をお願いする書類
- 参考見積書
- 定価証明書
- 納入実績証明書
- ご製品カタログ等
- 入札へのご参加に際して本学入札担当者より貴社にご提出をお願いする書類
- 全省庁統一資格審査結果通知書
- 応札書（技術提案書）
- 電子入札登録番号申請書
- 入札時に貴社にご提出をお願いする書類
- 入札金額内訳書
- 内訳見積書
- 入札手続き中にご注意いただきたい事項
- 必要書類早見表
入札準備に際し本学担当者より貴社にご提出をお願いする書類
調達にあたり、購入を検討する研究室または事務セクションの担当者より、以下の書類のご提供をお願いさせていただいております。
【参考見積書】
研究室または事務セクションの担当者よりご提示させていただく仕様書に対する参考のお見積書をご提出ください。
なお、原紙は必要なく、電子ファイルで結構です。
【定価証明書】
物品・役務の定価を証明する書類です。カタログに定価が記載されている場合には、そちらを有効とします。参考見積書の構成に一致する形でご記載ください。
なお、原紙は必要なく、電子ファイルのみで結構です。
定価の設定が無い（オープン価格などの）場合は、その旨を証明するご書面をご提出いただくようお願い致します。
【納入実績証明書】
納入実績証明書は、貴社における調達予定物品・役務と同一または類似する物品・役務の過去の納入実績を知るためのものです。
なお、原紙は必要なく、電子ファイルのみで結構です。
ご記載いただく内容は次のとおりです（様式自由）：
①納入年月日、②納入先名称、③契約件名（または品名）、④契約時の定価、⑤契約金額
事情により納入実績証明書の提出が難しい場合（同一品または類似品の納入実績がない、貴社ご方針により納入実績を開示していない等）には、その旨をご記載いただいた「納入実績不提出理由書」をご提出ください。
【ご製品カタログ等】
対象が一般に販売されている製品であるときは、貴社のご製品カタログをご提供ください。紙面でなく電子ファイルで結構です。
入札へのご参加に際して本学入札担当者より貴社にご提出をお願いする書類
本学では電子入札システムにより入・開札を実施しています。原則として紙による入札の参加は不可です。以下の書類は電子入札システムより提出してください。
電子入札システム利用方法については、電子入札ポータルサイトをご確認ください。
やむを得ない事由により電子入札システムを利用できない場合には、紙入札方式参加手続きを行ってください。
【全省庁統一資格審査結果通知書】
各省庁における物品の製造・販売等に係る一般競争（指名競争）の入札参加資格（全省庁統一資格）です。
本資格は、各省庁申請受付窓口に掲げる申請場所のいずれか１か所に申請し、資格を付与された場合において、その資格は該当する競争参加地域のうち、希望する地域ごとに所在する各省庁の全調達機関において有効な入札参加資格となるものです。（全省庁統一資格審査のウェブサイトより抜粋）
本学ではこの資格審査結果を入札資格の確認書類として適用しております。資格審査結果通知書の写しを電子入札システムよりご提出ください。
年間通して何度か入札に参加される場合、有効期限内であれば提出は一度で構いません。更新をされた際には、直近の入札参加予定がなくとも、ご提出いただいた場合には、期間内の情報として保管いたします。
【応札書（技術提案書）】
貴社にご応札いただく内容が仕様書記載の条件を満たしているかの確認のために、入札日より前に応札書（技術提案書）をご提出いただくことがあります。
複雑なカスタマイズを要求していたり、製作を含んでいたり、研究上どうしても外せない仕様が入っていたりする場合に、製品カタログ記載以外の仕様・性能を確認させていただくための書類です。
応札書の作成例、様式、言語、提出方法などについては、ご提出期限とともに案件ごとに公示される入札説明書にてご案内しております。入札説明書に提出の要請がないときには、応札書ご提出は必要ございません。
【電子入札登録番号申請書】（初回または更新時）
電子入札をご利用になるにあたり、電子入札登録番号申請書により「利用者登録番号」、「商号または名称」及び「パスワード」を事前に取得いただく必要があります。これらは電子入札システムの利用者登録を行う際に必要となる情報です。
＊本学では電子入札システムにより入・開札を実施しております。
電子入札の参加には、ICカード等の準備・OIST電子入札システムへの利用者登録が済んでいる必要がありますので、入札参加を希望される方は、お早めに手続きをお済ませください。電子入札の利用方法等の詳細は電子入札ポータルをご覧ください。
入札時に貴社にご提出をお願いする書類
【入札金額内訳書】
入札案件によっては、本学指定様式の入札金額内訳書をご提出いただく場合がございます。この書類は入札金額の詳細な内訳をご記載いただく書面です。指定の様式に沿って入札金額の内訳を明記してください。
様式作成例および諸条件につきましては、入札情報システムより当該案件の「入札金額内訳書」をダウンロードしてご確認ください（案件によっては提出いただかない場合、様式を指定しない場合もございます）。
【内訳見積書】
入札金額の詳細な内訳を見積書の形でご提示いただく書面です。様式は自由としておりますので、貴社書式にしたがってご作成ください。
入札手続き中にご注意いただきたい事項
＊入札期間中のお問い合わせについて
入札公示～入札日までの期間の入札内容等に関するご質問やお問い合わせは、お見積もり依頼のあった担当部署ではなく、調達セクションまでお寄せください。
担当者の連絡先情報等は公示資料の「入札説明書」にてご確認ください。
必要書類早見表
| 電子入札システム利用の場合 | ||
| 入札準備時提出 （研究室または事務部署宛） |
参考見積書 | PDFファイル等電子ファイルにて提出 （原紙の提出は不要） |
| 定価証明書 | ||
| 納入実績証明書 | ||
| 製品カタログ等 | ||
| 入札参加受付時に提出 （調達セクション宛） |
全省庁統一資格 | 期限までに電子入札システム上にアップロード |
| 応札書（案件による） | ||
| 入札時に提出 （調達セクション宛） |
入札金額内訳書 | 入札金額入力時に 電子入札システムよりアップロード |
| 内訳見積書 | ||
●入札参加受付時提出書類の提出期限は、各入札案件ごとに異なります。案件ごとに発行される 「入札説明書」をご確認ください。
●手続きの途中で参加方式を変更することはできません。
（例①： 応札書は郵送で提出したが、札入れは電子入札システムで行いたい→不可）
（例②： 証明書等受付は電子入札システムで行ったが、札入れは紙入札方式にて行いたい→不可）
＊但し、システムトラブル等によるやむを得ない場合はこの限りではありません。